راهنمای متقاضیان
فرآیند تقاضا
کلیه سازمانها اعم از دولتی، خصوصی و عمومی میتوانند در فرایند جایزه عالی سیستم مدیریت صداقت شرکت نمایند. اجرای این فرایند از ثبت نام اولیه سازمان آغاز میشود و پس از برقراری تماس نماینده جایزه عالی سیستم مدیریت صداقت، مراحل با راهنمایی دبیرخانه جایزه به شرح ذیل به انجام می‌رسد.
مرحله اول: ثبت نام، تکمیل و ارسال اظهارنامه مقدماتی
هر سازمان پس از ثبت نام در جایزه عالی سیستم مدیریت صداقت، با تکمیل اظهارنامه مقدماتی ، به ارائه فعالیت ها ، دیدگاه ها ، برنامه ها و نتایج کسب شده در زمینه بکارگیری ابزارهای مدیریت صداقت پرداخته و در مهلت مقرر به دبیرخانه جایزه عالی سیستم مدیریت صداقت ارسال می نماید.
مرحله دوم: ارزیابی مقدماتی و انتخاب اولیه سازمانها
پس از بررسی و ارزیابی اظهارنامه مقدماتی توسط اعضای کمیته داوری ، اطلاع رسانی به سازمانهای مشخص برای ورود به مرحله سطح سنجی ، انجام میشود در این مرحله مذاکراتی برای ارزیابی اولیه با سازمان ها انجام می شود.
مرحله سوم: ارزیابی تکمیلی و سطح‌سنجی سازمانها
سازمان‌هایی که موفق به اخذ حداقل امتیازها در مرحله مقدماتی شده‌اند به مرحله سطح سنجی راه خواهند یافت.در این مرحله ، ارزیابی ها با حضور تیم ارزیابان در محل سازمان و راستی آزمایی اظهارنامه مقدماتی ادامه خواهد یافت و همه سازمان در ابعاد هشتگانه مدل جایزه عالی سیستم مدیریت صداقت مورد ارزیابی و سطح سنجی قرار خواهندگرفت.
مرحله چهارم: معرفی برندگان جوایز سیستم مدیریت صداقت
پس از بررسی‌های میدانی و جلسات کمیته داوری بر روی هر یک از کاندیداهای جوایز سیستم مدیریت صداقت ، سازمانهای واجد شرایط دریافت جوایز سه‌گانه "تندیس"، "تقدیر"، و "گواهینامه" شناسایی می‌شوند و اطلاع‌رسانی به سازمانهای مربوطه به انجام می‌رسد.
مرحله پنجم: مراسم اعطای جوایز و ارائه دستاوردها
برندگان جوایز عالی مدیریت صداقت طی مراسمی در اولین جشنواره عالی سیستم مدیریت صداقت(سوم دی ماه 1393) معرفی و مورد تقدیر شایسته قرار می‌گیرند. همچنین سازمانهای موفق به دریافت "تندیس" و "تقدیر"، میتوانند با همکاری کمیته علمی جشنواره عالی مدیریت صداقت به معرفی دستاوردهای تلاش‌های خود در زمینه مدیریت صداقت و ارائه تجارب خود به سازمانهای دیگر بپردازند که در این صورت گواهی جداگانه‌ای به ارائه‌دهندگان تعلق می‌گیرد.
مرحله ششم: ارائه گزارش ارزیابی و عارضه یابی
به سازمان هایی که وارد مرحله سطح سنجی سازمانها شوند، پس از طی مراحل پرسشگری و جمع آوری اطلاعات، سند عارضه یابی و بلوغ سازمانی مدیریت صداقت که نقشه راهی برای بهبود فرایندهای مدیریت صداقت خواهد بود، اعطا می شود. این سند، سازمانها را در تداوم فعالیتهای مدیریت صداقت یاری نموده و در پوشش شکاف های مدیریتی در موضوع مدیریت صداقت مؤثر خواهد بود.
نکته : سازمان های متقاضی برای سطح گواهینامه و نشان ، بدون محدودیت هر زمان که آمادگی لازم را داشته باشند میتوانند نسبت به ثبت نام و ارسال اظهار نامه اقدام نمایند. ولی برای سطوح تقدیر نامه و تندیس ملزم به رعایت برنامه زمانبندی میباشند.
چگونگی ارائه گزارش
متقاضیان در صورت داشتن شرایط فوق، همزمان با ثبت نام و تكمیل فرم‌های مربوطه، گزارشی را كه حاوی مطالب زیر است ارائه می‌كنند:
دو صفحه نخست گزارش به معرفی سازمان، برنامه‌های آموزشی و كسب آشنایی با مدل سیستم مدیریت صداقت می‌پردازد.
حداكثر دو صفحه، برنامه‌ریزی‌های اصلی برای استقرار مدل و آنچه به عنوان خود ارزیابی به اجرا گذاشته است و شامل برنامه زمانی، روش و حوزه تحت پوشش میشود، را تشریح می‌كند.
حداكثر در دو صفحه لیست برنامه‌های بهبود را كه نتیجه خود ارزیابی است ارائه می‌كند.
حداكثر در نه صفحه به ارائه گزارش سه پروژه عمده از برنامه‌های بهبود كه در سازمان در حال اجرا است و بر اساس عناصر چهارگانه منطق ارزیابی (نتایج، رویكرد، جاری سازی، ارزیابی و اصلاح) تنظیم شده است می‌پردازد.
این گزارش جمعاً در حداكثر پانزده صفحه تنظیم و در چهار نسخه به دبیرخانه ارائه شود.
چگونگی انجام ارزیابی
اظهارنامه سازمان متقاضی توسط تیم ارزیابان، ارزیابی میشود. برای اطمینان از همگونی امتیازاتی كه توسط این ارزیابان داده میشود، تمامی این ارزیابان تحت آموزش‌های جمعی قرار می‌گیرند. اظهارنامه‌ها بر اساس نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود ارزیابی شده و امتیازی تا سقف 1000 بر اساس مدل سیستم مدیریت صداقت و جدول امتیاز دهی كسب می‌كنند. سپس تیم ارزیابان، ارزیابی از محل را انجام داده و ابهامات موجود در اظهارنامه را رفع و پاسخ سؤالات خود را از سازمان دریافت می‌كنند. متعاقب آن، با تشكیل جلسه اجماع و قطعیت نظر تیم ارزیابی، امتیاز تیم ارزیابی تعیین و مراتب به دبیرخانه اعلام میشود. كمیته داوری تصمیم نهایی را در خصوص سطح گواهینامه سازمان مذكور و دستیابی به گواهینامه و تندیس صداقت اتخاذ خواهد كرد. تصمیم نهایی در مورد امتیاز و نتیجه حاصل از ارزیابی پس از طی مراحل مربوطه، توسط دبیرخانه به اطلاع سازمان متقاضی خواهد رسید.
مقررات عمومی
گزارش بازخور
متقاضیان دریافت گواهی نامه یا جایزه سیستم مدیریت صداقت، در صورتی كه توسط تیم ارزیابی حائز شرایط دریافت گواهینامه یا جایزه صداقت شناخته نشوند، گزارشی را دریافت می‌كنند كه طی یك صفحه، مهم‌ترین نكاتی را كه اجرای آنها میتوانند سازمان را در دستیابی به این سطح كمك كنند، بر می‌شمارد.
عدم افشا و محرمانه تلقی شدن مدارك
نام متقاضیان، نوشته‌ها و هر گونه اطلاعات دیگری از جمله امتیازات آنها در ضمن فرآیند ارزیابی توسط دبیرخانه جایزه محرمانه تلقی میشود. دسترسی به این اطلاعات برای كسانی كه مستقیما در ارزیابی و فرآیندهای اجرایی نقش دارند و محققانی كه توسط دبیرخانه جایزه مشغول به كار هستند، آزاد است. بدین روی تمامی كسانی كه امكان دستیابی و رویت اظهارنامه را دارند، «موافقتنامه رازداری» را امضاء می‌كنند و متعهد می‌شوند كه هیچگونه اطلاعاتی را بدون اجازه رسمی از مالك اطلاعات به هیچ نحو منتشر نكنند. دبیرخانه جایزه تمامی فعالیتهای لازم را برای اطمینان از عدم افشای اطلاعات متقاضیان بكار گرفته و در عین حال هیچگونه مسئولیتی در قبال محرمانه تلقی نشدن اطلاعات از سوی ارزیابان بیرونی ندارد..
حق عدم پذیرش سازمان از سوی دبیرخانه
متقاضیانی كه شرایطشان با الزامات مورد نیاز، مطابقت نداشته باشد، توسط دبیرخانه جایزه رد می‌شوند. در صورتی كه متقاضیان به تصمیم دبیرخانه اعتراض داشته باشند، میتوانند از طریق دبیرخانه اعتراض خود را كتبا به كمیته داوری ارسال داشته و در این خصوص رای كمیته داوری ملاك عمل قرار خواهد گرفت.
تجدید نظر خواهی
فرآیند ارزیابی در جایزه سیستم مدیریت صداقت بر اساس دستورالعمل‌ها، مقررات و الزاماتی كه در «راهنمای متقاضیان» درج شده است، صورت می‌گیرد و پس از ارسال اظهارنامه، ارزیابی انفرادی/تیمی، بازدید از محل و اجماع، نتیجه توسط دبیرخانه اعلام شده و متقاضیان جایزه با آگاهی از این فرآیند در جایزه حضور یافته، نتیجه نهایی برای آنها قابل قبول خواهد بود و هیچگونه اعتراضی پذیرفته نخواهد شد.
دبیرخانه سیستم مدیریت صداقت مرجع رسمی پاسخگویی به كلیه سئوالات و تقاضاهای رسیده است.
هزینه فرآیند ارزیابی
هزینه‌های مربوط به فرآیند ارزیابی در سطوح مختلف در هر دوره، بر اساس تعرفه‌هایی است كه از جانب دبیرخانه جایزه اعلام میشود. در مواقعی كه بازدید از محل بنگاه متقاضی، توسط ارزیابان اعزامی دبیرخانه صورت پذیرد، هزینه‌های ایاب و ذهاب، اقامت ارزیابان و سایر هزینه‌های مربوط به بازدید از محل (غیر از هزینه ارزیابی که توسط دبیرخانه سیستم مدیریت صداقت متقبل میشود) به عهده سازمان متقاضی خواهد بود.
مهم: در صورت تخطي (به تشخيص كميته فني و تصويب شورا)، ضمن ابطال جایزه از يك تا سه سال متقاضی حق درخواست دريافت جوایز صداقت را نخواهد داشت.
